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成果资料归档制度

发布者:   发表时间:2013/6/26 11:53:16   浏览次数【1424

  成果资料归档制度

   随着公司业务增加,部门分设,原始档案资料快速增加,为了充分发挥档案资料应用效益,更好地为生产、管理提供服务,使公司档案管理规范化,特制定如下办法。

  一、存档周期:各部门应按季度上交日常完成的中小项目存档目录及数据光盘,存档内容以完成日期为准整理提交。大型项目在完成后单独提交有关资料,归档时间为验收后15日内。

  二、存档内容:大型项目及重要项目完成后,由项目负责人单独提交重要文字报告的纸质资料和数据光盘,纸质资料包括技术报告、工作报告、技术设计、技术总结、控制点成果、点之记、重要的图件、表格等。小型项目成果资料只提交数据光盘和纸质存盘目录。当各部门中小项目按年度管理,按季度筛选分开工作量较大时,电子数据也可累积刻盘提交(一张盘能刻录的),但目录应按季度区分。

  三、存盘目录格式和内容

  1、每张光盘上的存盘目录应以电子表格(excel)格式保存,该文件应刻录在本张光盘的根目录下。

  2、小型项目存盘目录内容应包括序号、工程编号、工程序号、项目名称、文件名称、文件格式、完成日期、存盘路径(盘符可省略)、备注(同类型项目较多时,说明数量)等内容,目录封面上应注明年度、季度、盘符、提交人、检查人、接收人、提交部门、提交日期等内容。其中提交人由部门资料员签名,检查人由技术质量室签名,接收人由档案室签名。

  3、大型项目一般实行成果单独刻盘制度。存盘目录中包括各级目录名称、文件名称、文件格式、备注等,当目录中保存的文件为多个同类型文件时(如多张分幅图、宗地图),可在备注中说明文件个数等情况。大型项目目录封面应包括:年度、项目名称、盘符、提交人、检查人、接收人、提交部门、日期等内容,提交人由项目负责人签名,其他要求同小型项目。

  四、检查与奖惩

  各责任部门资料提交档案室后,档案室应协同技术质量室对照生产任务单进行检查,包括成果的完整性、纸质资料与电子光盘一致性,是否有缺漏项目等,对资料不全者,退回原部门重新整理。合格后,技术室检查人员签名确认,档案室方可正式存档。公司每季度公布各部门资料存档及时率,年终公布各部门提交资料被档案室退回的次数,并以此作为考核部门工作的依据之一。

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